Ebys kullanımı ile tüm belgelerin
dijital ortamda daha hızlı, güvenilir ve düşük maliyetli olarak oluşturulması
gönderilmesi ve saklanması amaçlandı. Birçok kamu kurumda da bu sisteme geçiş
yapıldı. Bu yeni sistemin uygulayıcılar, yöneticiler ve devlet açısından farklı etkileri
oldu.
Uygulayıcılar, evrakları daha az zahmet ile hazırlamakta ve yerinden kalkmadan evrakı
ilgili yerlere gönderebilmektedir. Ancak kurum içinde eskiden daha fazla evrak
göz önünde olması sebebi ile daha fazla bilgi edinebilirken şimdi sadece kendi işi ile ilgili şeyleri bilmekte çalışma arkadaşlarından haberi olmamaktadır. Bu durum uygulayıcının
aleyhine olabilir.
Yöneticiler açısından daha önce
belge kağıt halde büroya gelmekte evrak büro şefliği tarafından teslim
alınmakta daha sonra birim amirine çıkarılmakta birim amiri ise gereği için
hangi uygulayıcıya gönderileceğini yazmakta ve büro şefliğine vermekte büro
şefliği de belgeyi alıp uygulayıcıya veriyordu. Yeni sistemde tüm bu git-geller
ortadan kalktı bir belge direk olarak birim amirine gelmekte ve birim amiri de
uygulayıcıya belgeyi dijital ortamda göndermektedir. Arada başka kişiler evrakı
görmediğinden yorum yapan sayısı azalmakta ve yöneticiye gelecek olumsuz
eleştirilerin azalmaktadır. Uygulayıcılar birbirinin iş yükünden ve işlerinden
habersiz duruma gelebilmekte ve böylece yöneticiye karşı bir tepki oluşmaz.
Ayrıca tüm belgelere kolay erişimi bulunduğundan bilgiye de çabuk ve aracısız
ulaşabilir.
Devlet açısından personel,
kırtasiye giderlerinin azalması söz konusu olsa da ilk başta sistemin kurulması
ve eğitim giderleri sebebi ile bu avantajın uzun vadede kendini gösterecektir.
Kısa vadede ise arşivlerin tek bir yerde ve kolay erişebilir olarak toplanması
ve belge oluşturma gönderme imza paraf atma zamanlarının kısalması bir
avantajdır. Yazışmaların standartlaşması ve kurumlar arası yazışmaların
kolaylaşması da başka bir avantaj olarak sayılabilir.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder