14 Ekim 2017 Cumartesi

Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Ebys kullanımı ile tüm belgelerin dijital ortamda daha hızlı, güvenilir ve düşük maliyetli olarak oluşturulması gönderilmesi ve saklanması amaçlandı. Birçok kamu kurumda da bu sisteme geçiş yapıldı. Bu yeni sistemin uygulayıcılar, yöneticiler ve devlet açısından farklı etkileri oldu.

elektronik belge yönetimi


            Uygulayıcılar, evrakları daha az zahmet ile hazırlamakta ve  yerinden kalkmadan evrakı ilgili yerlere gönderebilmektedir. Ancak kurum içinde eskiden daha fazla evrak göz önünde olması sebebi ile daha fazla bilgi edinebilirken şimdi sadece kendi işi ile ilgili şeyleri bilmekte çalışma arkadaşlarından haberi olmamaktadır. Bu durum uygulayıcının aleyhine olabilir.
Yöneticiler açısından daha önce belge kağıt halde büroya gelmekte evrak büro şefliği tarafından teslim alınmakta daha sonra birim amirine çıkarılmakta birim amiri ise gereği için hangi uygulayıcıya gönderileceğini yazmakta ve büro şefliğine vermekte büro şefliği de belgeyi alıp uygulayıcıya veriyordu. Yeni sistemde tüm bu git-geller ortadan kalktı bir belge direk olarak birim amirine gelmekte ve birim amiri de uygulayıcıya belgeyi dijital ortamda göndermektedir. Arada başka kişiler evrakı görmediğinden yorum yapan sayısı azalmakta ve yöneticiye gelecek olumsuz eleştirilerin azalmaktadır. Uygulayıcılar birbirinin iş yükünden ve işlerinden habersiz duruma gelebilmekte ve böylece yöneticiye karşı bir tepki oluşmaz. Ayrıca tüm belgelere kolay erişimi bulunduğundan bilgiye de çabuk ve aracısız ulaşabilir.


Devlet açısından personel, kırtasiye giderlerinin azalması söz konusu olsa da ilk başta sistemin kurulması ve eğitim giderleri sebebi ile bu avantajın uzun vadede kendini gösterecektir. Kısa vadede ise arşivlerin tek bir yerde ve kolay erişebilir olarak toplanması ve belge oluşturma gönderme imza paraf atma zamanlarının kısalması bir avantajdır. Yazışmaların standartlaşması ve kurumlar arası yazışmaların kolaylaşması da başka bir avantaj olarak sayılabilir.

Hiç yorum yok:

Yorum Gönderme